Introduction:
Lorsqu’il s’agit de classer vos documents administratifs, il est essentiel de trouver l’organisation qui convient le mieux à vos besoins. L’objectif est de vous assurer que vous pouvez retrouver facilement les pièces demandées par votre comptable ou l’administration lorsque nécessaire. Voici quelques meilleures pratiques pour vous guider :
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- Classement des clients : Il est recommandé de classer les documents par ordre chronologique ou alphabétique. Assurez-vous de suivre un système cohérent, par exemple en classant les factures par numéro pour faciliter le suivi et éviter les manquements. Utilisez des intercalaires alphabétiques pour ranger les contrats signés à la fin du classeur.
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- Classement des fournisseurs : Selon votre activité, vous pouvez opter pour un classement alphabétique ou chronologique des documents fournisseurs. Utilisez également des intercalaires alphabétiques pour ranger les abonnements ou les contrats spécifiques.
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- Classement des banques : Organisez vos documents bancaires par ordre chronologique, ce qui facilitera le suivi des transactions financières.
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- Classement de l’administration fiscale : Classez les documents fiscaux par type d’impôt, tels que la TVA, l’IS, la CFE, les contraventions, la TVTS, etc. Cela vous permettra de retrouver facilement les documents requis lors des déclarations fiscales.
- Classement des documents sociaux : Triez les documents sociaux par type de charges, tels que les bulletins de paie, les mutuelles, l’URSSAF, le CIBTP (pour le secteur du bâtiment), etc.
En suivant ces étapes clés et en adoptant une approche méthodique, vous pourrez mettre en place un système de classement efficace et intuitif pour vos documents administratifs.
N’oubliez pas de consacrer du temps à l’organisation initiale, car cela vous fera gagner du temps à long terme et vous aidera à éviter les frustrations liées à la recherche de documents essentiels.
